Declaratia decesului se face de catre membrii familiei decedatului sau:

- medic sau alt cadru din unitatea sanitara în care s-a produs decesul;
- orice persoana care are cunostinta despre deces. 
- la oficiul de stare civila din cadrul Serviciului Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor sau primariei localitatii se înregistreaza decesul tuturor persoanelor, cetateni români si straini, decedate pe raza lor de competenta.

Odata cu declaratia de deces, declarantul depune urmatoarele acte:
- fotocopia actului de identitate al celui care declara decesul;
- certificatul medical constatator al decesului;
- actul de identitate al celui decedat;
- certificatul de nastere al celui decedat si cel de casatorie daca este cazul;
- daca este cazul, livretul militar sau adeverinta de recrutare ale celui decedat.

Situatii

1. Decesul se datoreaza sinuciderii, unui accident sau altor cauze violente:
Termenul de declarare a decesului este de 48 de ore socotit din momentul decesului, sau al gasirii cadavrului.
La actele necesare (prezentate mai sus) se anexeaza:
- dovada eliberata de politie sau de Parchet, din care sa rezulte ca una din aceste autoritati a fost sesizata despre deces.

2. Declararea decesului dupa expirarea termenului de 3 zile:
La actele necesare (prezentate mai sus) se anexeaza:
- aprobare eliberata de Parchet.

Eliberarea certificatelor la cerere
În situatia în care au fost pierdute, sustrase sau deteriorate, certificatele de deces se pot elibera la cerere.
Certificatul de deces se elibereaza:
- sotului supravietuitor;
- mostenitorilor legali;
- mostenitorilor testamentari;
- altor persoane îndreptatite.
Depunerea cererii de eliberare a certificatului de stare civila se poate face personal de catre una dintre persoanele mentionate mai sus sau de catre o alta persoana ce are procura speciala în acest sens. Din procura speciala trebuie sa rezulte ca solicitantul este împuternicit de persoana îndreptatita, sa-l reprezinte la serviciul Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor, sau, dupa caz, la primaria localitatii care are în pastrare actul de stare civila pentru depunerea cererii si ridicarea certificatului de stare civila.

Procura speciala poate fi autentificata de oricare dintre urmatoarele autoritati:
- Notar public din România;
- Misiunea diplomatica sau oficiul consular al României din tara în care se afla parintii;
- Notar public strain, procura urmând a fi supralegalizata sau dupa caz apostilata, conform Conventiei de la Haga din 5 octombrie 1961.
Exceptie: documentele eliberate de statele cu care România are încheiate tratate sau conventii bilaterale, acorduri de asistenta juridica în materie civila sunt scutite de supralegalizare, apostilare sau orice alta formalitate.

Ajutor de deces - Actele necesare pentru acordarea ajutorului de deces sunt:

- cerere tip (anexa nr. 39) pentru persoanele asigurate cu contract sau declaratie de asigurare sau cerere - pentru plata ajutorului de deces pentru pensionari;
- certificat de deces in original si copie;
- actul de identitate al solicitantului in original si copie;
- acte de stare civila ale solicitantului, din care sa rezulte gradul de rudenie cu decedatul, sau dupa caz, - - actul care atesta calitatea de mostenitor, tutore, curator, in original si copie ;
- acte din care sa rezulte ca s-au suportat cheltuieli ocazionate de deces ;
- certificatul de incadrare intr-o categorie de persoane cu handicap sau actul medical prin care se atesta - boala care l-a facut inapt pentru munca pe copil si data ivirii acesteia.

Ajutorul de deces se achita in termen de 24 de ore de la solicitare de catre:
- angajator, in cazul decesului asiguratului salariat, respectiv al unui membru de familie al acestuia ;
- institutia care gestioneaza bugetul asigurarilor pentru somaj, in cazul decesului somerului, respectiv al unui membru de familie al acestuia;
- casa teritoriala de pensii, in cazul decesului pensionarului sau al asiguratului cu declaratie sau contract de asigurare sociala, respectiv al unui membru de familie al acestora;

Ajutorul de deces se achita de un singur platitor de drepturi de asigurari sociale, acesta avand obligatia ca dupa efectuarea platii sa inscrie pe versoul certificatului de deces original mentiunea "ACHITAT ", data, semnatura si stampila.
In cazul decesului pensionarului actele necesare obtinerii ajutorului de deces se depun la Casa Judeteana de Pensii.
Indemnizatiile si ajutoarele de asigurari sociale pot fi solicitate, pe baza actelor justificative, in termenul de prescriptie de 3 ani, calculat de la data la care beneficiarul era in drept sa le solicite.

Cuantumul indemnizatiilor si ajutoarelor de asigurari sociale solicitate se achita la nivelul cuvenit pentru perioada prevazuta in certificatul medical neonorat sau, dupa caz, la data decesului, inscrisa in certificatul de deces.