Declararea nasterii se poate face de oricare dintre parinti, iar daca, din diferite motive, nu o pot face, obligatia declararii revine medicului, persoanelor care au fost de fata la nastere sau personalului din unitatea medicala în care a avut loc nasterea, rudelor ori vecinilor care au luat cunostinta despre nasterea unui copil.

Situatii
1. Înregistrarea nasterii copilului din casatorie - Acte necesare:
- certificatul medical constatator al nasterii;
- certificatul de casatorie al parintilor copilului;
- actele de identitate ale parintilor.
2. Înregistrarea nasterii copilului din afara casatoriei - Acte necesare:
- certificatul medical constatator al nasterii;
- certificatul de nastere al mamei copilului;
- actul de identitate al mamei. 
Recunoasterea nou-nascutului de catre tata:
- actul de identitate al tatalui;
- declaratie scrisa de recunoastere a minorului de catre tata, data în fata ofiterului de stare civila sau a notarului public;
- timbru fiscal de 2 lei.
3. Înregistrarea copilului nascut mort
Termen de înregistrare: 3 zile de la data nasterii.
4. Înregistrarea copilului nascut viu care a decedat în intervalul celor 15 zile
Termen de înregistrare: 24 de ore de la data decesului.
5. Situatii în care declararea copilului se face dupa expirarea termenelor prevazute de lege

Pâna într-un an de la nasterea copilului - înregistrarea nasterii se face cu aprobarea primarului localitatii unde a avut loc nasterea

Acte necesare:
- certificatul medical constatator al nasterii;
- certificatului de casatorie al parintilor copilului;
- actele de identitate ale parintilor;
- declaratia scrisa în care se arata motivele pentru care s-a întârziat înregistrarea nasterii.
Dupa un an de la nasterea copilului - înregistrarea nasterii se face prin hotarâre judecatoreasca, definitiva si irevocabila prin care se dispune încuviintarea tardiva a nasterii. Numele copilului este cel al parintilor.
Exceptie: În cazul în care parintii au nume diferite, parintii hotarasc de comun acord care va fi numele copilului. În situatia în care nu ajung la un acord comun, numele va fi stabilit prin dispozitie de catre primarul localitatii.

Acte necesare:
- certificatul medical constatator al nasterii;
- certificatului de casatorie al parintilor copilului;
- actele de identitate ale parintilor;
- declaratia scrisa, semnata de ambii parinti, din care sa rezulte numele copilului, data în fata ofiterului de stare civila.
Nota: În cazul parintilor care nu se înteleg cu privire la numele copilului Primarul localitatii unde se înregistreaza nasterea, prin dispozitie va decide numele copilului.

Cazuri speciale

1. Copil gasit:
Întocmirea actului de nastere se face în termen de 30 de zile, de la data gasirii copilului, la primaria unde a fost gasit.
Persoana care a gasit copilul are obligatia ca în termen de 24 de ore sa anunte politia si sa prezinte copilul cu toate obiectele si înscrisurile aflate asupra acestuia.
Acte necesare:
- declaratia scrisa a persoanei care l-a gasit ori referatul reprezentantului S.P.A.S., din cadrul unitatii administrativ-teritoriale în raza careia a fost gasit copilul;
- procesul-verbal întocmit si semnat de reprezentantul unitatii de politie competente, de medic si de reprezentantul S.P.A.S.;
- dispozitia de stabilire a numelui si prenumelui, emisa de primar, pentru situatiile în care nu se cunosc numele de familie si prenumele copilului
- expertiza medico-legala privind stabilirea sexului si a vârstei aproximative ale copilului.

2. Copil abandonat de catre mama în unitati sanitare
Înregistrarea nasterii se face în termen de 30 de zile
Acte necesare:
- procesul-verbal de constatare a parasirii copilului, semnat de reprezentantul D.G.P.C, de reprezentantul politiei si de cel al maternitatii;
- certificatul medical constatator al nasterii;
- dispozitia de plasament în regim de urgenta;
- comunicarea politiei cu privire la rezultatul verificarilor privind identitatea mamei;
- dispozitia de stabilire a numelui si prenumelui, emisa de primar, pentru situatiile în care nu se cunosc numele de familie si prenumele copilului;
- declaratia de înregistrare a nasterii.

Eliberarea certificatelor la cerere
În situatia în care au fost pierdute, sustrase sau deteriorate, certificatele de nastere se pot elibera la cerere. (vezi model cerere eliberare certificat)

Certificatul de nastere se elibereaza: 
- la cererea titularului actului de nastere;
- la cererea unuia din parinti sau a reprezentantului legal, când solicita certificatul unui minor cu vârsta pâna în 14 ani; 
Depunerea cererii de eliberare a certificatului de stare civila se poate face personal de catre una dintre persoanele mentionate mai sus sau de catre o alta persoana ce are procura speciala în acest sens. Din procura speciala trebuie sa rezulte ca solicitantul este împuternicit de persoana îndreptatita, sa-l reprezinte la Serviciul Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor sau, dupa caz, la primaria localitatii unde se afla actul de nastere.

Procura speciala poate fi autentificata de oricare dintre urmatoarele autoritati:
- Notar public din România;
- Misiunea diplomatica sau oficiul consular al României din tara în care se afla parintii;
- Notar public strain, procura urmând a fi supralegalizata sau dupa caz apostilata, conform Conventiei de la Haga din 5 octombrie 1961.

Nota: Nu mai este necesara apostilarea sau supralegalizarea daca România are încheiate tratate sau conventii bilaterale de asistenta juridica în materie civila care prevad scutirea de supralegalizare sau apostilare.